Mise à jour sur le projet TI pour VOUS – FAQ

 
Q. Pourquoi le CCC remplace-t-il son système informatique?
R : Le système informatique dont dépend présentement le CCC pour recueillir, créer, stocker, traiter et distribuer TOUTES les données relatives aux adhésions, aux enregistrements et aux événements a été développé et mis en œuvre dans les années 1980. Ce système informatique conserve approximativement 45 millions de dossiers de données intégrées couvrant des décennies d’activités du CCC est en place depuis que le CCC a informatisé ses processus d’enregistrement dans les années 1980.
 
Au cours des ans, le CCC a travaillé afin d’adapter ce système pour qu’il garde le rythme avec les demandes croissantes de nos activités et des cynophiles, mais nous avons atteint un point où ce système ne répond plus aux besoins quotidiens du CCC et ne peut plus satisfaire aux besoins futurs des membres. En juillet, les membres ont pu constater les limites de notre vieux système lorsque le portail des membres donnant accès aux demandes d’enregistrement en ligne a fait l’objet de problèmes irréparables, devant être mis hors ligne jusqu’à ce que le nouveau système informatique le remplace.
 
Afin d’assurer l’intégrité et l’exactitude de nos registres et de l’information que les membres et le public s’attende à obtenir du CCC, il faut absolument remplacer l’ancien système de TI du CCC.
 
Tandis que l’aspect public du site Web CKC.ca ne changera pas, le système fondamental qui traite l’enregistrement des chiens, les résultats des événements et en fait le suivi, et qui stocke l’information sur les membres sera complètement remplacé.
  
Q. Quels sont la portée et le calendrier de ce projet?
R : En 2015, le personnel du CCC et les membres du Conseil ont engagé des conversations avec les membres du CCC de partout au pays pour déterminer ce qu’ils souhaitaient dans un nouveau système. Cette rétroaction faisait partie des lignes directrices du projet. Des membres du personnel ont rencontré des Clubs canins de partout au monde, y compris l’AKC, pour apprendre de leurs expériences et explorer des options en vue de savoir comment les activités du CCC pourraient être desservies par un nouveau système de TI. L’analyse du CCC a permis de déterminer que les solutions des autres Clubs canins n’étaient pas alignées avec les besoins, le modèle d’affaire et le budget du CCC. Le comité directeur de la TI pour VOUS (ERP) a été formé pour orienter et superviser le projet. On continuait de faire des progrès et, en 2016, le Conseil d’administration, en consultation avec le personnel, a sélectionné un fournisseur. Un plan de projet a été élaboré; il comprenait les dates de lancement prévues, et les réunions avec les intervenants se sont poursuivies.
 
Le développement du nouveau système a débuté à la fin de 2016. À cette étape, le fournisseur découvrait les subtilités et la complexité des activités du CCC. Tout au long de 2017, le fournisseur et le personnel du CCC ont entrepris une refonte complète du système d’exploitation du CCC et, vers le milieu de 2018, ils ont réalisé que la date de lancement prévue initialement, soit la fin de 2018, ne serait pas rencontrée en raison de l’ampleur et de la complexité des exigences d’affaire du CCC et des limites de l’ancien système que nous remplacions. Le projet a été révisé et ajusté en vue d’une nouvelle date de lancement à l’automne 2019.
 
Dès le début du projet TI pour VOUS, le travail s’est poursuivi à un rythme soutenu et le CCC a hâte de partager ce nouveau système avec ses membres.
 
Ce projet représente une entreprise d’envergure pour une petite organisation comme le CCC, se répercutant sur le calendrier. La dernière fois que le CCC a entrepris un projet de TI d’une telle ampleur était lorsqu’il a informatisé ses processus dans les années 1980, passant d’un système papier à un système informatique.
 
Q: Pourquoi la mise en œuvre du nouveau système nécessite-t-elle une interruption de service de trois semaines?
R : Remplacer complètement le système informatique du CCC a exigé d’ajuter les processus et les fonctions d’affaire du CCC. La plupart des fonctions et processus sont en place depuis plus de 30 ans et ont été développés en tenant compte des limites inhérentes au système actuel du CCC. L’entreprise est de taille, exigeant une interruption de service comme période de transition pour le personnel et le fournisseur.
 
En se basant sur les recommandations des experts et l’expérience découlant des essais de fonctionnement, nous avons déterminé qu’une interruption de trois semaines serait nécessaire pour faciliter le transfert de plus de 45 millions de dossiers de données intégrées et de toutes les règles opérationnelles connexes. En raison de l’interconnectivité des données stockées dans le système actuel, la migration réussie de ces données représente une partie essentielle de la période d’interruption.
 
Q: Dans quelle mesure le Conseil a-t-il participé au processus?
R : Dès le premier jour, toutes les parties participant au projet se sont consultées et ont communiqué efficacement, y compris le fournisseur, le personnel du CCC, le Conseil d’administration et un comité consultatif d’experts composé de membres du CCC de partout au pays. Tous étaient largement impliqués dans les conversations initiales et les consultations auprès des intervenants au début du projet et, en collaboration avec le personnel, ont sélectionné le fournisseur. Pendant le processus de développement, le Conseil a reçu régulièrement des mises à jour et a supervisé l’ensemble des progrès, consultant le personnel du CCC et autorisant d’importantes décisions.
 
Q: Pourquoi avons-nous continué d’utiliser la même équipe de développement lorsque le projet a rencontré des problèmes qui ont eu un impact sur le calendrier en 2018?
R : Au milieu de 2018, après avoir consulté le fournisseur, nous avons déterminé que la date de lancement prévue en 2018 ne serait pas possible. Il y avait pour cela plusieurs facteurs qui ne se limitaient pas aux exigences complexes des activités du CCC ni à la rigidité du calendrier initial visant la réalisation des divers jalons. Une évaluation complète du risque quant au statut et au plan du projet a été menée, y compris un examen du fournisseur. L’évaluation du risque a indiqué qu’il était dans le meilleur intérêt du CCC de revisiter le plan initial du projet et, en gardant le même fournisseur, d’apporter des ajustements en fonction d’une nouvelle date de lancement à la fin de l’automne 2019.
  
Q: Les retards ont-ils entraîné des coûts supplémentaires pour ce projet?
R : Dans le plan du projet, le budget initial a toujours été considéré comme étant estimatif. Par conséquent, le budget a évolué à mesure que les besoins évoluaient  – toujours contrôlé et autorisé par le Conseil d’administration.
  
Q: Vais-je encourir des frais superflus en raison de cette interruption?
R : Les temps de traitement accrus découlant de la mise hors service du système de TI n’entraîneront pas d’augmentation des droits pour les membres. Les droits du service de l’enregistrement et les droits applicables aux expositions et concours continueront d’être calculés en se basant sur la date à laquelle le CCC les reçoit (conformément au tarif du CCC). De plus, le tarif concernant le service de l’enregistrement, pour les membres, sera temporairement réduit de 20 % pour les demandes d’enregistrement de chiens et de portées et les demandes de transfert de propriété qui n’auront pas été a traitées au 11 octobre. Cette réduction de prix restera en place jusqu’à ce que l’arriéré des demandes revienne à des délais raisonnables.
 
Si vous avez des questions ou des préoccupations sur la manière dont l’interruption peut se répercuter sur vos demandes d’enregistrement, communiquez avec le Service aux membres en composant le 416-675-5511 ou le 1-855-364-7252 (sans frais).
 
Si vous avez des questions ou des préoccupations sur la manière dont l’interruption peut se répercuter sur vos droits de listage, communiquez avec la Division des expositions et concours en composant le 416-675-5511 ou le 1-855-364-7252 (sans frais).
  
Q. Quand vais-je recevoir mon enregistrement?
R : Pendant l’interruption, vous pouvez envoyer vos demandes papier par télécopieur, par la poste ou par courriel à [email protected] ou [email protected]. Les demandes seront reçues, triées et préparées en vue d’être saisies dans notre nouveau système aussi promptement que possible, dès le 4 novembre ou avant. Après cette date, le personnel travaillera de manière intensive pour saisir rapidement et avec exactitude toutes les demandes en attente.
  
Q: Comment se présenteront les fonctions du nouveau système lorsqu’il sera mis en ligne?
R : Le nouveau système informatique sera présenté aux membres par l’entremise d’une série de versions. Dès le 4 novembre, les membres du CCC disposeront d’améliorations significatives et d’un accès à de l’information personnalisée, y compris un portail des membres modulable.
 
Le portail des membres est votre point d’accès au nouveau système de TI. Il se compose d’un Tableau de bord qui contiendra une liste de tous les chiens qui vous appartiennent, une liste de vos demandes et de leur statut, et une liste des commandes en attente et remplies. Il comprend aussi votre Profil où toute l’information sur votre adhésion et vos préférences en matière de communication seront stockées et mises à jour. Lors du lancement initial, les membres pourront aussi avoir accès à une liste qui établit un lien avec une page résumé pour chaque chien, y compris les chiens en copropriété et les chiens transférés, toute l’information sur les chiens d’un membre se retrouvant au même endroit, sous le lien Mes chiens.
 
Les membres pourront aussi renouveler leur adhésion ou la surclasser en ligne, commander des livres des origines et accéder à une section mise à jour sur les avantages de l’adhésion et les ressources.
 
Après le lancement initial, les membres auront accès à plus de fonctions et d’information, notamment les résultats des expositions et concours et les demandes en ligne, par l’entremise d’une série de versions mises en œuvre étape par étape. La version qui suivra le lancement permettra aux membres de soumettre des demandes d’enregistrement de portées en ligne et d’enregistrer tous les types de chiens en plus de ceux nés au Canada.
 
Nous vous tiendrons au courant des versions à venir et chacune sera accompagnée de détails sur les nouvelles fonctions disponibles.