Le projet TI Pour vous a été créé en 2015 pour remplacer la technologie du CCC vieille de 30 ans, une technologie qui contrôle tout ce qui touche à l’adhésion, à l’enregistrement et aux événements.
Le Conseil d’administration a établi le Comité directeur sur la planification des ressources de l’entreprise en mars 2015 pour encadrer et superviser le projet TI pour vous
Le comité directeur spécial TI pour vous est composé de six membres, incluant :
- Un membre du Conseil d’administration
- Un membre du Comité de vérification
- Un membre du Comité sur les communications
- Deux membres du CCC qui possèdent une connaissance pratique de la gestion de projets et des technologies de l’information
- Un agent de liaison pour le personnel et un chef de projet
Mandat de TI pour vous (PRE)
Project FAQs
Mise à jour sur le projet TI pour VOUS – FAQ
Q. Pourquoi le CCC remplace-t-il son système informatique?
R : Le système informatique dont dépend présentement le CCC pour recueillir, créer, stocker, traiter et distribuer TOUTES les données relatives aux adhésions, aux enregistrements et aux événements a été développé et mis en œuvre dans les années 1980. Ce système informatique conserve approximativement 45 millions de dossiers de données intégrées couvrant des décennies d’activités du CCC est en place depuis que le CCC a informatisé ses processus d’enregistrement dans les années 1980.
Au cours des ans, le CCC a travaillé afin d’adapter ce système pour qu’il garde le rythme avec les demandes croissantes de nos activités et des cynophiles, mais nous avons atteint un point où ce système ne répond plus aux besoins quotidiens du CCC et ne peut plus satisfaire aux besoins futurs des membres. En juillet, les membres ont pu constater les limites de notre vieux système lorsque le portail des membres donnant accès aux demandes d’enregistrement en ligne a fait l’objet de problèmes irréparables, devant être mis hors ligne jusqu’à ce que le nouveau système informatique le remplace.
Afin d’assurer l’intégrité et l’exactitude de nos registres et de l’information que les membres et le public s’attende à obtenir du CCC, il faut absolument remplacer l’ancien système de TI du CCC.
Tandis que l’aspect public du site Web CKC.ca ne changera pas, le système fondamental qui traite l’enregistrement des chiens, les résultats des événements et en fait le suivi, et qui stocke l’information sur les membres sera complètement remplacé.
Q. Quels sont la portée et le calendrier de ce projet?
R : En 2015, le personnel du CCC et les membres du Conseil ont engagé des conversations avec les membres du CCC de partout au pays pour déterminer ce qu’ils souhaitaient dans un nouveau système. Cette rétroaction faisait partie des lignes directrices du projet. Des membres du personnel ont rencontré des Clubs canins de partout au monde, y compris l’AKC, pour apprendre de leurs expériences et explorer des options en vue de savoir comment les activités du CCC pourraient être desservies par un nouveau système de TI. L’analyse du CCC a permis de déterminer que les solutions des autres Clubs canins n’étaient pas alignées avec les besoins, le modèle d’affaire et le budget du CCC. Le comité directeur de la TI pour VOUS (ERP) a été formé pour orienter et superviser le projet. On continuait de faire des progrès et, en 2016, le Conseil d’administration, en consultation avec le personnel, a sélectionné un fournisseur. Un plan de projet a été élaboré; il comprenait les dates de lancement prévues, et les réunions avec les intervenants se sont poursuivies.
Le développement du nouveau système a débuté à la fin de 2016. À cette étape, le fournisseur découvrait les subtilités et la complexité des activités du CCC. Tout au long de 2017, le fournisseur et le personnel du CCC ont entrepris une refonte complète du système d’exploitation du CCC et, vers le milieu de 2018, ils ont réalisé que la date de lancement prévue initialement, soit la fin de 2018, ne serait pas rencontrée en raison de l’ampleur et de la complexité des exigences d’affaire du CCC et des limites de l’ancien système que nous remplacions. Le projet a été révisé et ajusté en vue d’une nouvelle date de lancement à l’automne 2019.
Dès le début du projet TI pour VOUS, le travail s’est poursuivi à un rythme soutenu et le CCC a hâte de partager ce nouveau système avec ses membres.
Ce projet représente une entreprise d’envergure pour une petite organisation comme le CCC, se répercutant sur le calendrier. La dernière fois que le CCC a entrepris un projet de TI d’une telle ampleur était lorsqu’il a informatisé ses processus dans les années 1980, passant d’un système papier à un système informatique.
Q: Dans quelle mesure le Conseil a-t-il participé au processus?
R : Dès le premier jour, toutes les parties participant au projet se sont consultées et ont communiqué efficacement, y compris le fournisseur, le personnel du CCC, le Conseil d’administration et un comité consultatif d’experts composé de membres du CCC de partout au pays. Tous étaient largement impliqués dans les conversations initiales et les consultations auprès des intervenants au début du projet et, en collaboration avec le personnel, ont sélectionné le fournisseur. Pendant le processus de développement, le Conseil a reçu régulièrement des mises à jour et a supervisé l’ensemble des progrès, consultant le personnel du CCC et autorisant d’importantes décisions.
Q: Pourquoi avons-nous continué d’utiliser la même équipe de développement lorsque le projet a rencontré des problèmes qui ont eu un impact sur le calendrier en 2018?
R : Au milieu de 2018, après avoir consulté le fournisseur, nous avons déterminé que la date de lancement prévue en 2018 ne serait pas possible. Il y avait pour cela plusieurs facteurs qui ne se limitaient pas aux exigences complexes des activités du CCC ni à la rigidité du calendrier initial visant la réalisation des divers jalons. Une évaluation complète du risque quant au statut et au plan du projet a été menée, y compris un examen du fournisseur. L’évaluation du risque a indiqué qu’il était dans le meilleur intérêt du CCC de revisiter le plan initial du projet et, en gardant le même fournisseur, d’apporter des ajustements en fonction d’une nouvelle date de lancement à la fin de l’automne 2019.
Q: Les retards ont-ils entraîné des coûts supplémentaires pour ce projet?
R : Dans le plan du projet, le budget initial a toujours été considéré comme étant estimatif. Par conséquent, le budget a évolué à mesure que les besoins évoluaient – toujours contrôlé et autorisé par le Conseil d’administration.